Protección de datos personales

El C.R. LAGOS DE VERDE ALFAGUARA — PROPIEDAD HORIZONTAL (EL CONJUNTO RESIDENCIAL), NIT 900.675.610-4, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, del Decreto 1074 de 2015, de la Ley 1801 de 2016 y del Decreto 768 de 2025, informa a los titulares que sus datos personales serán tratados conforme a la Política de Tratamiento de Datos Personales del CONJUNTO RESIDENCIAL.

Responsable. EL CONJUNTO RESIDENCIAL, NIT 900.675.610-4, Calle Farallones — Bulevar Alfaguara, Jamundí (Valle del Cauca). Responsable Interno del Tratamiento: la Administradora y Representante Legal, o quien haga sus veces.

Propietarios y residentes. Plataforma KVÓRUM (módulo #VOX) — CANAL OFICIAL ÚNICO Y EXCLUSIVO respecto de la información que en ella se maneja y solicita específicamente.

Canal de atención asistida presencial. Todo propietario o residente que no pueda o no desee realizar por sí mismo su registro y sus actualizaciones tiene derecho a hacerlo de manera asistida y presencial, en la oficina de la Administración, en el horario ordinario de atención, sin cita previa y sin costo alguno. La Administración pone a disposición el equipo de cómputo y la conexión necesarios y acompaña al titular. Este canal cubre el registro inicial, la actualización de datos, la radicación de peticiones, el ejercicio de los derechos de habeas data y la participación en asambleas. La no vinculación a la plataforma, o la vinculación tardía, no constituye causal de limitación del servicio de citofonía, del acceso a las zonas comunes, del registro de asistencia a la asamblea, ni del ejercicio del derecho de voz y voto.

Canales de intercomunicación interna. Los canales de intercomunicación interna (línea telefónica, WhatsApp, chats de difusión u otros medios de coordinación operativa diaria) operan de manera legítima y complementaria, pero se diferencian del canal oficial y único. Las actuaciones que deban producir efectos institucionales se surten exclusivamente por el canal oficial o por la vía asistida presencial.

Empleados, contratistas, proveedores y terceros. Correo electrónico oficial administracion@lagosdeverdealfaguara.com como canal ÚNICO y PERMANENTE.

Régimen transitorio. El correo institucional opera para propietarios y residentes ÚNICAMENTE de manera TEMPORAL, hasta la entrada en operación efectiva de KVÓRUM, sin perjuicio del canal de atención asistida presencial, que es permanente.

Ejercer las funciones de administración; cumplir la obligación legal y reglamentaria de mantener registro de propietarios, residentes, vehículos, visitantes y mascotas; mantener el censo de animales de compañía a disposición de las autoridades de policía; gestionar Asambleas y Consejos; recaudar cuotas; expedir certificados; atender PQRF; enviar comunicaciones institucionales; poner a disposición del titular su estado de cuenta; garantizar la seguridad mediante control de acceso, portería, videovigilancia y verificación de visitantes; orientar la atención de primeros auxilios; gestionar contratos con proveedores; cumplir obligaciones tributarias y de reporte; atender los requerimientos de las autoridades; y conservar el archivo histórico institucional (art. 51 num. 2 de la Ley 675 de 2001).

EL CONJUNTO RESIDENCIAL trata las siguientes clases de datos personales:

Datos de identificación institucionales. Nombre completo, cédula y apartamento del titular. Sujetos a retención perpetua por deber legal (numeral 6).

Datos operativos. Teléfono, correo, dirección, vehículos, mascotas y preferencias. Actualizables y suprimibles a solicitud del titular.

Datos de seguridad y control de acceso. Imagen captada por videovigilancia en zonas comunes; fotografía y huella dactilar de visitantes en portería cuando autoricen expresamente; registros de ingreso y salida en portería.

Información de emergencia. Datos que el residente suministre voluntariamente para la atención de primeros auxilios (numeral 4).

Datos laborales y contractuales. Para empleados y contratistas.

Precisión sobre la plataforma. La plataforma KVÓRUM no captura ni almacena datos biométricos de ninguna naturaleza —ni huella dactilar, ni rostro, ni voz—. El único uso de la cámara del dispositivo es la lectura de códigos QR para el registro de asistencia a asambleas, sin que se conserve imagen alguna. La fotografía y la huella dactilar de visitantes se capturan en la portería física y no ingresan a la plataforma.

EL CONJUNTO RESIDENCIAL no formula preguntas sobre datos sensibles como regla general. Como excepciones se reconocen los siguientes tratamientos, todos con finalidad de seguridad y protección de las personas:

a) Videovigilancia (CCTV). Capta imágenes que pueden contener datos biométricos faciales, con autorización tácita mediante señalética visible (art. 7 del Decreto 1377 de 2013). En cumplimiento del artículo 2.2.8.18.12.1.1 del Decreto 768 de 2025, las cámaras se orientan exclusivamente a zonas comunes y en ningún caso al interior de las unidades privadas ni a sus ventanas.

b) Fotografía y huella dactilar de visitantes en portería. El sistema de control de acceso captura la fotografía y la huella dactilar del visitante. Al ingresar es informado de la solicitud, de la finalidad de seguridad y del carácter facultativo de su respuesta. Si el visitante se niega, EL CONJUNTO RESIDENCIAL habilita un procedimiento alternativo de verificación (documento de identidad físico y verificación por citófono con el residente que autoriza el ingreso). La negativa NO impide el ingreso.

c) Información de emergencia registrada en portería. El residente puede registrar de manera VOLUNTARIA información relevante para la atención de primeros auxilios —condiciones de salud, enfermedades crónicas, discapacidades, alergias, prevenciones sobre medicamentos y contacto de emergencia—. Es dato sensible; su entrega es facultativa y requiere autorización previa, expresa e informada por escrito. La no entrega no genera consecuencia alguna, ni condiciona servicio alguno, ni la acreditación de asistencia a la Asamblea, ni el otorgamiento de poderes. Se conserva en ficha de emergencia bajo custodia de la portería, con acceso restringido a portería y Administración, y se usa EXCLUSIVAMENTE para orientar la atención de primeros auxilios. No se registra en KVÓRUM. El titular puede actualizarla o suprimirla en cualquier momento.

Cuando un menor sea titular del dominio, el registro en KVÓRUM lo realiza el representante legal desde su cuenta. La Administración valida cada solicitud de acceso: si identifica que el solicitante es menor, solicita la autorización del representante legal y, en su defecto, no habilita el acceso o suprime los datos. Se precisa con transparencia que no existe un mecanismo automático de verificación de mayoría de edad: el control es estructural y humano, y se apoya en que los registros del hogar únicamente pueden ser creados por el titular de la unidad privada o por la Administración, y en la validación previa de cada habilitación de acceso.

El derecho de supresión se aplica de manera diferenciada según la categoría del dato:

Datos de identificación institucionales — no suprimibles. El nombre, la cédula y el apartamento del titular son indispensables para atribuir sus actuaciones al archivo institucional —firmas de actas, votos, decisiones, PQRF, llamados de convivencia—. Están sujetos a retención perpetua por deber legal (art. 51 num. 2 de la Ley 675 de 2001 y art. 2.2.2.25.2.4 del Decreto 1074 de 2015). Cuando el titular termina su vínculo, su perfil operativo se archiva en una bóveda institucional restringida al personal autorizado.

Datos operativos e información de emergencia — sí suprimibles. Teléfono, correo, dirección, vehículos, mascotas, preferencias e información de emergencia son suprimibles a solicitud del titular.

7.1. Encargado. ALECTRIK S.A.S., NIT 902088711-9, titular del software KVÓRUM, actúa como ENCARGADO DEL TRATAMIENTO (art. 3 literal d de la Ley 1581 de 2012), con un alcance estrictamente técnico y residual: mantener disponible, actualizada y segura la infraestructura tecnológica y prestar el soporte técnico contratado. La operación de la plataforma la realiza directamente la Administración, sin intervención del proveedor en función operativa, decisoria ni de contacto con los titulares. Sus obligaciones constan en el ANEXO 1 del Contrato de Licencia de Uso y en su Otrosí No. 1.

7.2. Transmisión internacional — declaración expresa. SÍ existe transmisión internacional de datos personales. La infraestructura se encuentra fuera del territorio nacional: la base de datos, el almacenamiento de archivos y las funciones de servidor en los Estados Unidos de América (Google — Firebase / Google Cloud); la aplicación web en una red global con presencia principal en los Estados Unidos (Vercel); y el correo transaccional en la República Federativa del Brasil (Resend, sobre infraestructura de Amazon Web Services, región São Paulo).

7.3. Fundamento jurídico. (i) Respecto de los datos alojados en los Estados Unidos, la Circular Externa 005 de 2017 de la SIC, cuyo listado de países con nivel adecuado de protección incluye expresamente a ese país. (ii) Respecto del correo transaccional procesado en Brasil, la autorización previa, expresa e informada del titular (art. 26 literal a de la Ley 1581 de 2012) y el carácter necesario de la operación (literal e); los datos se limitan a la dirección de correo del destinatario y al contenido del aviso. (iii) Respecto de la totalidad de la operación, el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.

Conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización; ser informado del uso dado a sus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC); revocar la autorización y solicitar la supresión conforme al numeral 6; y acceder gratuitamente a sus datos. Consultas: diez (10) días hábiles. Reclamos: quince (15) días hábiles. Los derechos se ejercen por la plataforma (#VOX), de manera asistida y presencial en la oficina de la Administración, o por el correo institucional cuando se trate de terceros.

La Política de Tratamiento de Datos Personales completa se consulta, de manera concurrente: (i) dentro de la plataforma KVÓRUM, en el flujo de registro, accesible antes de completar el registro y sin necesidad de haber iniciado sesión; (ii) en copia impresa disponible en la oficina de la Administración, sin costo; (iii) en las carteleras institucionales, con enlace y código QR de acceso directo; y (iv) por el canal que el titular indique. Las versiones reemplazadas se archivan con su respectiva huella criptográfica y no se eliminan.

Los propietarios y residentes autorizan al registrarse en KVÓRUM y aceptar términos y condiciones y el presente Aviso; al aceptar, reconocen expresamente que sus datos de identificación institucionales tienen retención perpetua por deber legal. Los empleados y contratistas autorizan mediante la cláusula de habeas data incluida en su contrato. Los visitantes autorizan en la portería el tratamiento de su fotografía y huella dactilar, o eligen el procedimiento alternativo.