Protección de datos personales

La presente versión conserva íntegramente la estructura y el contenido de la v3.10 e incorpora las siguientes modificaciones, todas de carácter informativo o de precisión, sin alterar las finalidades del tratamiento:

• Numeral 1.4. Se completa el fundamento de la obligación de registro con el artículo 38 del Reglamento de Propiedad Horizontal y con el régimen sancionatorio aplicable a la persona jurídica.
• Numeral 2.3. Se formaliza el canal de atención asistida presencial como vía alternativa de cumplimiento para quienes no puedan o no deseen usar la plataforma por sí mismos.
• Numeral 2.5 (nuevo). Publicación de la Política y del Aviso de Privacidad fuera de la plataforma.
• Numeral 3.5. Se precisa el alcance real del control sobre datos de menores de edad.
• Numeral 3.6. Se alinea el régimen de asambleas y poderes con los artículos 38 y 43 a 46 del Reglamento de Propiedad Horizontal.
• Numeral 6.1. Se precisa la autorización de quien se registra con asistencia presencial.
• Numeral 7.1. Se alinea la caracterización de ALECTRIK S.A.S. con el Anexo 1 del contrato y se declara el alcance real y el registro de sus accesos.
• Numeral 7.6 (nuevo). Transmisión internacional de datos personales: identificación de los proveedores de infraestructura, países de alojamiento y fundamento jurídico.
• Capítulo VIII. Se detallan las medidas técnicas efectivamente implementadas, con las fechas a partir de las cuales operan.
• Numeral 8.5 (nuevo). Devolución y supresión de datos a la terminación del contrato con el proveedor.

1.1Presentación

El C.R. LAGOS DE VERDE ALFAGUARA — PROPIEDAD HORIZONTAL (en adelante EL CONJUNTO RESIDENCIAL), persona jurídica sin ánimo de lucro, identificada con NIT 900.675.610-4, sometida al régimen de propiedad horizontal de la Ley 675 de 2001, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, la Ley 1801 de 2016, el Decreto 768 de 2025 y demás normas concordantes, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

1.2Objeto

Establecer los criterios, principios, procedimientos y responsabilidades para el tratamiento adecuado, legítimo y seguro de los datos personales del CONJUNTO RESIDENCIAL, y garantizar el ejercicio efectivo de los derechos de los titulares.

1.3Ámbito de aplicación

Aplica a todo tratamiento de datos personales de propietarios, residentes, tenedores, arrendatarios, locatarios, apoderados, visitantes, empleados directos, contratistas, proveedores, miembros de los órganos de administración y demás titulares vinculados al Conjunto Residencial, de manera temporal o permanente.

1.4Fundamento de la obligación de registro

EL CONJUNTO RESIDENCIAL tiene el deber legal, estatutario y reglamentario de mantener registro actualizado. El Reglamento de Propiedad Horizontal (RPH), protocolizado mediante Escritura Pública No. 2382 del 25 de septiembre de 2013, y el Manual de Convivencia del Conjunto Residencial, aprobado por la Asamblea General de Copropietarios el 3 de mayo de 2014 e integrante del RPH, contienen los fundamentos normativos específicos que se relacionan a continuación.

Registro de propietarios. Artículo 51 numeral 2 de la Ley 675 de 2001, que impone al administrador la función de «llevar directamente o bajo su dependencia y responsabilidad, los libros de actas de la asamblea y de registro de propietarios y residentes, y atender la correspondencia relativa al edificio o conjunto». Esta disposición constituye el fundamento legal directo del registro de propietarios y residentes del Conjunto Residencial. Artículo 22 numeral 5 del RPH: comunicar en caso de venta o transferencia de dominio, al administrador, el nombre y domicilio del nuevo adquirente y exigir al nuevo propietario que la escritura respectiva exprese su conformidad con el reglamento.

Registro de residentes no propietarios. Artículo 22 numeral 12 del RPH: cada propietario de su unidad privada será solidariamente responsable con las personas a quienes cede el uso de dicha unidad a cualquier título. Artículo 22 numeral 13 del RPH: para practicar cualquier trasteo o mudanza se deberá obtener autorización escrita del administrador. Artículo 22 numeral 14 del RPH: para que persona distinta del propietario pueda ocupar cualquier unidad será necesaria la celebración de un contrato en el que se pacte expresamente que el arrendatario u ocupante conoce y se obliga a respetar y cumplir el reglamento. Artículo 10 del Manual de Convivencia, sobre manifestación de compromiso del arrendatario.

Registro de vehículos. Artículo 37 del Manual de Convivencia: el copropietario y/o residente debe informar por escrito a la Administración acerca de todo cambio de vehículo autorizado para ingresar a la zona de parqueo propia de cada unidad, precisando su número de placa, marca y color. De no hacerlo, se podrá negar el ingreso al Conjunto Residencial y aplicar las sanciones contempladas en el Manual de Convivencia.

Control de acceso y registro de visitantes. Artículos 13, 15, 16, 17 y 18 del Manual de Convivencia, que regulan el control de las puertas de acceso, las funciones del encargado de portería, la exigencia de documento de identificación a todo visitante, su consignación en el registro de visitantes y la comprobación previa de que el residente autoriza el ingreso.

Registro de mascotas. Artículo 22 numeral 8 del RPH, que regula la tenencia de animales domésticos dentro de la unidad privada y exige presentar a la administración el correspondiente certificado de vacunas vigente. Artículo 72 del Manual de Convivencia. Adicionalmente, el artículo 2.2.8.18.12.1.6 del Decreto 768 de 2025 dispone que el CENSO DE ANIMALES DE COMPAÑÍA residentes en la propiedad deberá permanecer a disposición de las autoridades de policía para su consulta.

Funciones del administrador. Artículo 52 numeral 2 del RPH: cuidar del correcto funcionamiento, uso y conservación de los bienes de propiedad común. Artículo 52 numeral 3 del RPH: tomar las medidas necesarias que demanden la existencia, seguridad, integridad y salubridad del Conjunto Residencial y sus ocupantes.

El registro como condición para el ejercicio de derechos en la Asamblea. El artículo 38 del Reglamento de Propiedad Horizontal dispone que la Asamblea General de propietarios «la integran todos los propietarios del Conjunto que a la fecha de la respectiva reunión tengan sus títulos de propiedad y se hallen inscritos en el libro de Registro de propietarios». Mantener actualizada la información en dicho Libro no es una carga administrativa discrecional: es el presupuesto reglamentario para el ejercicio de los derechos de voz y voto.

Titularidad de la obligación y régimen sancionatorio. El deber de llevar el Libro de Registro recae sobre la persona jurídica del CONJUNTO RESIDENCIAL a través de su administrador. Su incumplimiento expone a la persona jurídica y a su administrador, y no al residente individualmente considerado, a las medidas correctivas y multas de la Ley 1801 de 2016, a las órdenes de las autoridades de policía del artículo 2.2.8.18.12.1.7 del Decreto 768 de 2025, a la imposibilidad de acreditar el censo de animales de compañía, y a la responsabilidad del administrador frente a la copropiedad.

Parágrafo — Alcance y límites de la obligación. Para evitar toda equivocación en la aplicación de la presente Política, EL CONJUNTO RESIDENCIAL precisa: (i) la obligación de suministrar y mantener actualizada la información del Libro de Registro es real, es del propietario y del residente; (ii) la ley no determina el medio del registro, y el Consejo de Administración adoptó como medio la plataforma KVÓRUM; (iii) ninguna norma nacional tipifica como contravención policiva la no inscripción de un residente en una plataforma digital; y (iv) EL CONJUNTO RESIDENCIAL garantiza en todo caso el canal de atención asistida presencial del numeral 2.3.

1.5Marco normativo

(i) Artículo 15 de la Constitución Política; (ii) Ley 1581 de 2012; (iii) Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015, modificado por el Decreto 090 de 2018; (iv) Circulares Externas de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), en particular la Circular Externa 005 de 2017 sobre transferencia internacional de datos; (v) Ley 675 de 2001; (vi) Ley 1801 de 2016; (vii) Decreto 768 de 2025; (viii) Reglamento de Propiedad Horizontal (Escritura Pública No. 2382 del 25 de septiembre de 2013); (ix) Manual de Convivencia (Asamblea General del 3 de mayo de 2014); (x) Ley 527 de 1999 sobre mensajes de datos y firmas electrónicas; y (xi) demás normas colombianas aplicables.

Nota sobre la Ley 746 de 2002. La Ley 746 de 2002, que regulaba la tenencia de ejemplares caninos, fue DEROGADA por el artículo 242 de la Ley 1801 de 2016, con efectos a partir del 29 de enero de 2017. En consecuencia, no se invoca como fundamento en la presente Política. La materia se rige actualmente por la Ley 1801 de 2016 y por el Decreto 768 de 2025.

1.6Definiciones

Se acogen las definiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, el Decreto 768 de 2025 y las Circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio. Adicionalmente se adoptan las siguientes definiciones de las categorías de datos que trata EL CONJUNTO RESIDENCIAL:

Plataforma KVÓRUM. Sistema digital oficial de gestión adoptado por el C.R. Lagos de Verde Alfaguara, cuyo software es de titularidad de ALECTRIK S.A.S. Es operada directamente por la Administración. Constituye el canal oficial ÚNICO de interacción institucional respecto de la información que en ella se maneja y solicita específicamente, con trazabilidad inmutable y permanente.

Datos de identificación institucionales. Datos mínimos necesarios para atribuir actuaciones de un titular al registro histórico del Conjunto Residencial: nombre completo, número de cédula de ciudadanía y apartamento o unidad privada vinculada. Están sujetos al régimen de retención perpetua descrito en el Capítulo VI.

Datos operativos del titular. Datos personales complementarios que el titular suministra para contacto, gestión y comodidad operativa: teléfono, correo electrónico, dirección de correspondencia, información de vehículos, información de mascotas y preferencias de notificación. Son actualizables y suprimibles a solicitud del titular.

Datos de seguridad y control de acceso. Datos recolectados con la finalidad exclusiva de garantizar la seguridad: imagen captada por videovigilancia (CCTV) en zonas comunes; fotografía y huella dactilar del visitante capturadas en portería cuando lo autorice expresamente; y registros de ingreso y salida en portería.

Datos sensibles. Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (artículo 5 de la Ley 1581 de 2012). EL CONJUNTO RESIDENCIAL trata excepcionalmente tres categorías, todas con finalidad de seguridad: datos biométricos captados por videovigilancia; fotografía y huella dactilar de visitantes en portería; e información de emergencia. Ninguna se captura ni se almacena en la plataforma KVÓRUM.

Información de emergencia. Datos relativos a la salud, discapacidad, alergias y prevenciones sobre medicamentos que el residente suministre de manera voluntaria y facultativa, para ser utilizados exclusivamente en la atención de primeros auxilios en caso de accidente o emergencia dentro del Conjunto Residencial.

Transmisión internacional de datos. Envío de datos personales fuera del territorio nacional a un Encargado del tratamiento, para que los trate por cuenta del Responsable y conforme a sus instrucciones (artículo 2.2.2.25.1.3 del Decreto 1074 de 2015). Se distingue de la transferencia internacional, en la cual el receptor actúa como Responsable autónomo.

2.1Identificación del responsable

Razón social: C.R. Lagos de Verde Alfaguara — Propiedad Horizontal. NIT 900.675.610-4. Dirección: Calle Farallones, Bulevar Alfaguara, Municipio de Jamundí, Valle del Cauca. Correo institucional: administracion@lagosdeverdealfaguara.com.

2.2Responsable interno del tratamiento

Administradora y Representante Legal del Conjunto Residencial, o quien haga sus veces, como Responsable Interno, bajo supervisión estratégica del Consejo de Administración.

2.3Canales oficiales por tipo de titular

Propietarios y residentes. La plataforma KVÓRUM (módulo #VOX) es el CANAL OFICIAL ÚNICO Y EXCLUSIVO respecto de la información que en ella se maneja y solicita específicamente.

Canal de atención asistida presencial. EL CONJUNTO RESIDENCIAL garantiza a todo propietario y residente que no pueda o no desee realizar por sí mismo su registro y sus actualizaciones en la plataforma, el derecho a hacerlo de manera asistida y presencial, en las siguientes condiciones:

• Lugar y horario. Oficina de la Administración, en el horario ordinario de atención al público, sin necesidad de cita previa.
• Equipo disponible. La Administración pone a disposición el equipo de cómputo y la conexión necesarios, sin costo alguno.
• Acompañamiento. El personal acompaña al titular durante todo el proceso, le explica el contenido del Aviso de Privacidad y de la Política antes de la aceptación, y le entrega copia impresa si la solicita.
• Alcance. Cubre el registro inicial, la actualización de datos, la radicación de PQRF, el ejercicio de los derechos de habeas data y la participación en asambleas.
• Constancia. De cada atención asistida se deja constancia en el registro de atención de la Administración, con fecha y nombre del titular.
• Prohibición de condicionamiento. La no vinculación a la plataforma, o su vinculación tardía, no constituye causal de limitación del servicio de citofonía, del acceso a las zonas comunes, del registro de asistencia a la asamblea, ni del ejercicio del derecho de voz y voto.

Canales de intercomunicación interna. Los canales de intercomunicación interna (línea telefónica, WhatsApp, chats de difusión u otros medios de coordinación operativa diaria) operan de manera legítima y complementaria, pero se diferencian del canal oficial y único. Las actuaciones que deban producir efectos institucionales se surten exclusivamente por el canal oficial correspondiente o por la vía asistida presencial.

Empleados, contratistas, proveedores y demás terceros. El correo electrónico administracion@lagosdeverdealfaguara.com es el canal oficial ÚNICO.

2.4Régimen transitorio de canal

El correo institucional opera como canal para propietarios y residentes ÚNICAMENTE de manera TEMPORAL, hasta la entrada en operación efectiva de KVÓRUM. Desde esa fecha, KVÓRUM será el canal oficial ÚNICO Y EXCLUSIVO, y el correo dejará de serlo, sin perjuicio del canal de atención asistida presencial del numeral 2.3, que es permanente.

2.5Publicación y acceso a la presente Política

La presente Política y el Aviso de Privacidad son documentos públicos frente a la comunidad del Conjunto Residencial y se ponen a disposición por los siguientes medios, de manera concurrente:

• Dentro de la plataforma KVÓRUM, en el flujo de registro, accesibles antes de completar el registro y sin necesidad de haber iniciado sesión.
• En copia impresa disponible en la oficina de la Administración, sin costo.
• Mediante entrega por el canal que el titular indique, cuando así lo solicite.

Las versiones reemplazadas se archivan con su respectiva huella criptográfica y no se eliminan, de modo que cualquier titular pueda verificar el texto exacto que aceptó en su momento.

3.1Bases de datos administradas

• Propietarios (art. 22 num. 5 y art. 52 num. 2 y 3 del RPH).
• Residentes y tenedores no propietarios (art. 22 num. 12, 13 y 14 del RPH; art. 10 del Manual de Convivencia).
• Cartera y estado de cuentas.
• Vehículos autorizados (art. 37 del Manual de Convivencia).
• Censo de mascotas y animales de compañía (art. 22 num. 8 del RPH; art. 72 del Manual de Convivencia; art. 2.2.8.18.12.1.6 del Decreto 768 de 2025).
• Visitantes y control de acceso (arts. 13, 15, 16, 17 y 18 del Manual de Convivencia).
• Videovigilancia por circuito cerrado de televisión (CCTV) en zonas comunes.
• Información de emergencia de residentes registrada en portería.
• Empleados directos.
• Contratistas y proveedores.
• Miembros y exmiembros de los órganos de administración.
• Solicitantes que eleven solicitudes ante EL CONJUNTO RESIDENCIAL.
• Bases operativas de KVÓRUM, operadas por la Administración.
• Archivo histórico institucional («bóveda») de titulares con vínculo terminado.

3.2Categorías de titulares

Propietarios; residentes no propietarios; tenedores; arrendatarios; locatarios; apoderados; visitantes; empleados directos; contratistas y proveedores; miembros y exmiembros de los órganos de administración; solicitantes; y menores de edad.

3.3Categorías de datos personales tratados

Conforme a las definiciones del numeral 1.6, EL CONJUNTO RESIDENCIAL recolecta y trata las siguientes categorías de datos personales, con régimen de retención diferenciado según el Capítulo VI:

Datos de identificación institucionales. Nombre completo, número de cédula de ciudadanía y unidad privada vinculada.

Datos operativos del titular. Teléfono, correo electrónico, dirección de correspondencia, información de vehículos incluida la placa, información de mascotas y preferencias de notificación.

Datos de seguridad y control de acceso. Imagen de videovigilancia en zonas comunes; fotografía y huella dactilar de visitantes capturadas en portería con su autorización expresa; registros de ingreso y salida.

Datos sensibles. Los descritos en el numeral 1.6, cuyo régimen consta en el numeral 3.4.

Información de emergencia. Datos de salud suministrados de manera voluntaria para ser utilizados exclusivamente en caso de emergencia dentro del Conjunto Residencial.

Datos laborales y contractuales. Información laboral y de contacto para empleados y contratistas persona natural.

Documentos aportados por el titular. Soportes de pago y demás documentos que el titular cargue voluntariamente en la plataforma, cuyo acceso queda restringido al propio titular, a la Administración y a su personal autorizado.

3.4Datos sensibles — régimen diferenciado

Videovigilancia (CCTV) en zonas comunes. Se trata con autorización tácita mediante señalética visible instalada en los accesos y en las zonas objeto de vigilancia, con finalidad exclusiva de seguridad. Las cámaras se instalan y orientan de modo que no capten el interior de las unidades privadas (artículo 2.2.8.18.12.1.1 del Decreto 768 de 2025). Las grabaciones obtenidas con violación de la intimidad no serán utilizadas como medio de prueba.

Fotografía y huella dactilar de visitantes en portería. Se capturan en la portería física por el personal de vigilancia, con autorización previa, expresa e informada del visitante (numeral 6.4). La negativa del visitante no impide su ingreso: la Administración mantiene un procedimiento alternativo de identificación. Estos datos no se capturan ni se almacenan en la plataforma KVÓRUM.

Información de emergencia de residentes. El residente puede registrar, de manera VOLUNTARIA y FACULTATIVA, información relevante para la atención de primeros auxilios —condiciones de salud, enfermedades crónicas, discapacidades, alergias, prevenciones sobre medicamentos y datos de contacto de emergencia—. Su suministro requiere autorización previa, expresa e informada (numeral 6.5). El titular puede actualizarla o solicitar su supresión en cualquier momento. La no entrega de esta información no genera consecuencia alguna.

3.5Datos de menores de edad

El tratamiento de datos de menores requiere autorización del padre, madre o representante legal (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012). Cuando un menor sea titular del dominio, el registro en KVÓRUM lo realiza el representante legal desde su cuenta. La Administración valida cada solicitud de acceso: si identifica que el solicitante es menor de edad, solicita la autorización del representante legal y, en su defecto, no habilita el acceso o suspende el tratamiento hasta obtenerla; si no se obtiene, procede a la supresión de los datos.

Parágrafo — Alcance real del control. EL CONJUNTO RESIDENCIAL declara con transparencia que: (i) la plataforma no está dirigida a menores de edad, no ofrece servicios a menores ni captura la fecha de nacimiento de los titulares; (ii) no existe un mecanismo automático de verificación de mayoría de edad; y (iii) el control es estructural y humano: los registros del hogar únicamente pueden ser creados por el titular de la unidad privada o por la Administración, ambos adultos verificados contra el Libro de Registro.

3.6Tratamiento de datos en asambleas y votaciones

1. Datos tratados. En el módulo de asambleas, KVÓRUM trata: nombre del asistente, unidad privada que representa (torre y número), coeficiente de copropiedad, calidad en que actúa (propietario o apoderado), los poderes otorgados, el registro de asistencia con su fecha y medio, y el sentido del voto emitido por cada unidad privada en cada votación.

2. Naturaleza nominal y verificable del voto. De conformidad con el artículo 47 de la Ley 675 de 2001, las decisiones de la asamblea se hacen constar en actas que deben indicar el nombre y la calidad de los asistentes, su unidad privada, su coeficiente y los votos emitidos; y conforme al artículo 45, las decisiones se adoptan con el voto favorable de la mayoría de los coeficientes representados. En consecuencia, el voto en KVÓRUM es nominal y verificable, y no secreto, del mismo modo en que en una asamblea presencial la votación se surte a mano alzada. Esta visibilidad se limita a los miembros registrados de la copropiedad; la información no es pública en internet.

3. Carácter de la asamblea y función de la plataforma. La plataforma opera como herramienta de soporte de las asambleas —acreditación de asistencia, verificación de quórum por coeficientes, gestión de poderes, votación y tabulación—, sin que su uso altere el carácter de la reunión ni el régimen del RPH. Las reuniones no presenciales y las decisiones por comunicación escrita se rigen por los artículos 43, 44 y 45 del Reglamento y por la Ley 675 de 2001.

4. Régimen de la representación. Conforme al artículo 38 del RPH, la asistencia del propietario puede ser personal o por representación; la delegación debe hacerse mediante comunicación escrita dirigida al Administrador o al Presidente de la Asamblea y solo es válida para la reunión que la motiva. La plataforma instrumenta dicha comunicación escrita mediante mensaje de datos, con plena validez conforme a la Ley 527 de 1999. El RPH no establece un límite al número de poderes que puede aceptar un mismo apoderado; en consecuencia, la plataforma no aplica tope alguno.

5. Finalidad. (a) acreditar el quórum y las mayorías exigidas; (b) dotar de validez y verificabilidad a las decisiones; (c) permitir a cualquier miembro confrontar el acta y la tabulación con lo efectivamente votado (art. 47 de la Ley 675 de 2001); y (d) servir de soporte probatorio ante impugnaciones (art. 49).

6. Fundamento. El tratamiento es necesario para el cumplimiento de las obligaciones legales de la persona jurídica de propiedad horizontal y para el ejercicio de los derechos de los copropietarios; se apoya en la autorización otorgada al registrarse y aceptar la presente Política, conforme a los principios de finalidad, necesidad y circulación restringida.

7. Información previa. Antes de confirmar cada voto, la plataforma presenta al votante el siguiente aviso: «Tu voto queda registrado a nombre de tu apartamento y es visible para la comunidad, como en una asamblea presencial.»

8. Conservación. Los registros de asistencia, poderes y votación se conservan de manera permanente e inmodificable, por tratarse de soportes de actas con valor legal.

Parágrafo. Si el RPH dispusiera votación reservada para asuntos determinados, dicha votación se realizará por el mecanismo que la Asamblea determine, por fuera de la plataforma. A la fecha de adopción de esta versión, el RPH del Conjunto Residencial no contempla supuestos de votación reservada.

Ejercer las funciones de administración; cumplir la obligación legal y reglamentaria de mantener registro de propietarios, residentes, vehículos, visitantes y mascotas; mantener el censo de animales de compañía a disposición de las autoridades de policía; gestionar Asambleas y sesiones del Consejo de Administración a través de KVÓRUM; recaudar y gestionar cuotas; expedir certificados; atender PQRF por #VOX en KVÓRUM; enviar comunicaciones institucionales; poner a disposición del titular su estado de cuenta; garantizar la seguridad mediante control de acceso, portería, videovigilancia y verificación de visitantes; orientar la atención de primeros auxilios; gestionar contratos con proveedores; cumplir obligaciones tributarias y de reporte; atender los requerimientos de las autoridades; conservar el archivo histórico institucional (art. 51 num. 2 de la Ley 675 de 2001); y ejercer la defensa judicial y extrajudicial del Conjunto Residencial.

Principios aplicables: legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Finalidades excluidas. EL CONJUNTO RESIDENCIAL declara expresamente que no trata los datos personales de sus titulares con fines publicitarios, comerciales, de perfilamiento, de mercadeo, de cesión o venta a terceros, ni para ninguna finalidad distinta de las enunciadas en este Capítulo.

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares tienen derecho a: conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización; ser informados sobre el uso dado a sus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC); revocar la autorización y/o solicitar la supresión conforme al Capítulo VI; y acceder gratuitamente a sus datos.

Los propietarios y residentes ejercen sus derechos por KVÓRUM (#VOX), por la vía asistida presencial del numeral 2.3, o conforme al régimen transitorio del numeral 2.4. Los terceros los ejercen por el correo institucional. Consultas: diez (10) días hábiles. Reclamos: quince (15) días hábiles. Requisito de procedibilidad: previo agotamiento del trámite ante EL CONJUNTO RESIDENCIAL (art. 16 de la Ley 1581 de 2012).

Derecho de inspección de los propietarios. Lo dispuesto en la presente Política se entiende sin perjuicio del derecho de los propietarios a inspeccionar los libros, contratos y documentos de la copropiedad (Ley 675 de 2001), y sin perjuicio de la facultad de las autoridades de policía de ordenar la entrega de actas de asamblea y documentos no sometidos a reserva legal (art. 2.2.8.18.12.1.7 del Decreto 768 de 2025).

6.1Autorización de propietarios y residentes

La autorización previa, expresa e informada se otorga a través de KVÓRUM, mediante la aceptación de los términos y condiciones y del Aviso de Privacidad al momento del registro (art. 6 del Decreto 1074 de 2015).

Parágrafo — Autorización otorgada con asistencia presencial. Cuando el titular realice su registro mediante el canal de atención asistida presencial del numeral 2.3, la autorización se otorga igualmente en la plataforma, ejecutada por el propio titular en el equipo dispuesto por la Administración. La autorización así otorgada tiene idéntico valor y trazabilidad. En ningún caso el personal de la Administración acepta los documentos legales en nombre del titular.

6.2Arquitectura técnica de la aceptación en KVÓRUM

Para garantizar el peso probatorio de la autorización, el flujo de registro implementa: (i) casilla de verificación que no se encuentra marcada por defecto; (ii) los documentos aceptados disponibles y accesibles antes de la aceptación y sin necesidad de haber iniciado sesión; (iii) registro y almacenamiento, para cada aceptación, de la fecha, la hora, la dirección IP, la versión del documento y el hash del documento, calculados y escritos por el servidor y no por el dispositivo del titular; y (iv) posibilidad de consulta posterior de qué documento aceptó y en qué fecha, así como de recuperación verificable del texto exacto mediante su hash.

6.3Autorización de empleados y contratistas

Los empleados y contratistas persona natural otorgan su autorización mediante la cláusula de habeas data incluida en su contrato de trabajo o de prestación de servicios. Sin formularios separados en papel.

6.4Autorización de visitantes

La autorización del visitante para el tratamiento de su fotografía y su huella dactilar se otorga de manera previa, expresa e informada en la portería, una vez el personal le ha informado la finalidad de la captura, su carácter facultativo y la disponibilidad del procedimiento alternativo. La negativa del visitante no impide su ingreso.

6.5Autorización para información de emergencia

El residente que decida suministrar información de emergencia otorga autorización previa, expresa e informada por escrito ante la Administración, con indicación específica de que se trata de datos sensibles, del carácter facultativo de su entrega, de la finalidad exclusiva de atención de emergencias y del acceso restringido a portería y Administración.

6.6Régimen de retención y supresión — regla general

En cumplimiento del artículo 51 numeral 2 de la Ley 675 de 2001, del artículo 2.2.2.25.2.4 del Decreto 1074 de 2015, y del deber colectivo de conservar la memoria institucional, la supresión de datos tratados en KVÓRUM se sujeta a las siguientes reglas diferenciadas:

Datos de identificación institucionales — retención perpetua. El nombre completo, la cédula y el apartamento del titular son indispensables para atribuir sus actuaciones dentro del gobierno de la copropiedad —firmas de actas, votos, decisiones del Consejo, radicaciones de PQRF, llamados de convivencia—. Quedan sujetos a RETENCIÓN PERPETUA por deber legal y NO son suprimibles a solicitud del titular mientras exista el archivo institucional. Fundamento: excepción del artículo 2.2.2.25.2.4 del Decreto 1074 de 2015 y artículo 51 numeral 2 de la Ley 675 de 2001.

Datos operativos — supresión a solicitud. Los datos operativos (teléfono, correo, dirección, datos vehiculares, datos de mascotas y preferencias) SÍ son suprimibles a solicitud del titular (art. 8 literal e de la Ley 1581 de 2012). Su supresión no afecta la trazabilidad del archivo institucional.

Información de emergencia — supresión a solicitud. La información de emergencia es suprimible en cualquier momento a solicitud del titular, sin condición ni consecuencia alguna.

6.7Baja de acceso y archivo en bóveda al terminar el vínculo

Cuando un propietario o residente termine su vínculo con el Conjunto Residencial —por venta del inmueble, terminación del arrendamiento o cualquier otra causa—, la Administración procederá así:

• Da de baja el acceso operativo del titular a la plataforma KVÓRUM. El titular deja de poder ingresar y deja de recibir notificaciones.
• Archiva el perfil del titular en una bóveda institucional, donde permanecen sus datos de identificación institucionales y sus registros de actuación en el gobierno de la copropiedad.
• Suprime los datos operativos del titular y su información de emergencia.
• El acceso a la bóveda queda restringido al personal autorizado para consulta histórica, auditorías y cumplimiento de requerimientos administrativos, judiciales o de policía.

Deber de reserva sobre la bóveda. El personal con acceso a la bóveda está sujeto al deber de confidencialidad y reserva del artículo 51 numeral 2 de la Ley 675 de 2001, de las cláusulas de confidencialidad de los contratos y del régimen general de la Ley 1581 de 2012. Esta reserva subsiste después de finalizado el vínculo del funcionario.

6.8Información al titular al momento del registro

En el flujo de aceptación se informa que: (i) sus datos operativos son actualizables y suprimibles; (ii) sus datos de identificación institucionales quedan sujetos a retención perpetua por deber legal y no serán suprimibles mientras subsista el archivo; (iii) al terminar su vínculo, su perfil operativo se archiva en la bóveda institucional; y (iv) sus datos se alojan en infraestructura ubicada fuera del territorio nacional (numeral 7.6).

6.9Excepciones a la autorización

Conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, y sin perjuicio de las órdenes de policía proferidas conforme al Decreto 768 de 2025.

6.10Prueba de la autorización

La prueba de la autorización de propietarios y residentes reposa en el registro inmutable de KVÓRUM (numeral 6.2). La de empleados y contratistas reposa en la cláusula de habeas data del contrato. La de visitantes reposa en el registro de acceso de portería. La de información de emergencia reposa en la autorización escrita archivada por la Administración.

7.1Titular del software y proveedor de infraestructura (ALECTRIK S.A.S.)

ALECTRIK S.A.S., NIT 902088711-9, con domicilio en Jamundí (Valle del Cauca), es titular del software KVÓRUM y proveedor de la infraestructura tecnológica sobre la que opera. Otorga a EL CONJUNTO RESIDENCIAL una licencia de uso a título gratuito.

Rol en el tratamiento. ALECTRIK S.A.S. actúa como ENCARGADO DEL TRATAMIENTO (art. 3 literal d de la Ley 1581 de 2012 y Anexo 1 del contrato de licencia), con un alcance estrictamente técnico y residual. Trata los datos únicamente por cuenta y según las instrucciones de EL CONJUNTO RESIDENCIAL, que conserva la calidad de RESPONSABLE.

La operación de la plataforma la realiza directamente la Administración —altas, bajas, validaciones de ingreso, cargue de información, gestión de contenidos y atención de los titulares—, sin intervención del proveedor. El encargo de ALECTRIK S.A.S. se limita a mantener disponible, actualizada y segura la infraestructura.

Alcance real del acceso del proveedor. El personal técnico de ALECTRIK S.A.S. dispone de acceso técnico de lectura y de gestión sobre la información alojada en la plataforma, en la medida necesaria para la prestación del servicio, la corrección de fallas y la carga del padrón de propietarios y coeficientes. Dicho acceso está sujeto a las siguientes garantías:

• Compromiso de no acceso operativo. ALECTRIK S.A.S. se obliga a abstenerse de acceder a datos personales individuales, salvo por soporte técnico solicitado.
• Registro de accesos ante el proveedor de nube. A partir del 30 de agosto de 2026 se encuentran activados los registros de auditoría de acceso a datos (Google Cloud), de modo que toda lectura o escritura queda registrada. Estos registros los produce y conserva el proveedor de nube y no pueden ser alterados por ALECTRIK S.A.S.
• Bitácora inmutable de gestión. Las operaciones críticas quedan asentadas en una bitácora encadenada e inmodificable desde la aplicación.
• Prohibiciones. No puede usar los datos para fines propios, ni cederlos, ni comercializarlos. Solo puede generar métricas agregadas y anonimizadas.
• Notificación de incidentes dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a su conocimiento.
• Devolución o supresión de datos a la terminación del contrato (numeral 8.5).
• Verificación. EL CONJUNTO RESIDENCIAL puede verificar en cualquier momento el cumplimiento de estas obligaciones.

7.2Encargados operativos ad hoc

Abogado externo en cobro pre-jurídico y jurídico. Durante el trámite de cobro pre-jurídico y jurídico contra un propietario en mora, el abogado externo accede a los datos personales identificados del propietario en mora, en calidad de Encargado y limitado a esa finalidad.

7.3Terceros que reciben información operativa no identificada

Contador, empresas de vigilancia, aseo, jardinería y mantenimiento, y contratistas técnicos. Reciben información por número de unidad y datos operativos, sin acceso a datos personales identificados. NO son Encargados en el sentido de la Ley 1581 de 2012.

7.4Terceros con régimen autónomo

Entidades financieras. Actúan como Responsables Autónomos bajo la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC) y el SARLAFT. No reciben datos personales identificados del Conjunto Residencial.

7.5Obligaciones contractuales con terceros

EL CONJUNTO RESIDENCIAL incluirá en todos los contratos con terceros las cláusulas de habeas data, confidencialidad y seguridad que correspondan a su categoría.

7.6Transmisión internacional de datos personales

EL CONJUNTO RESIDENCIAL informa a los titulares, en cumplimiento del principio de transparencia (art. 4 literal h) y del deber de información (art. 12 de la Ley 1581 de 2012), que la infraestructura tecnológica sobre la que opera KVÓRUM se encuentra ubicada fuera del territorio nacional, en los siguientes términos:

EL CONJUNTO RESIDENCIAL declara que no existen otros proveedores de infraestructura distintos de los relacionados, y que no se utiliza analítica de terceros, monitoreo externo de errores ni mensajería push de terceros sobre los datos de sus titulares.

Naturaleza de la operación. Los proveedores relacionados tratan los datos por cuenta y según las instrucciones de EL CONJUNTO RESIDENCIAL y de su Encargado, sin actuar como Responsables autónomos. La operación constituye una transmisión internacional de datos (art. 2.2.2.25.1.3 del Decreto 1074 de 2015), soportada en los contratos de tratamiento suscritos con cada proveedor.

Fundamento jurídico. La operación se ampara, de manera concurrente, en los siguientes títulos:

(i) Respecto de los datos alojados en los Estados Unidos de América: la Circular Externa 005 de 2017 de la SIC, cuyo listado de países con nivel adecuado de protección incluye expresamente a los Estados Unidos de América. En consecuencia, la operación no requiere declaración de conformidad ante dicha Superintendencia.

(ii) Respecto del correo transaccional procesado en la República Federativa del Brasil: (a) la autorización previa, expresa e informada del titular (art. 26 literal a de la Ley 1581 de 2012); y (b) el carácter necesario de la operación para la ejecución de la relación entre el titular y EL CONJUNTO RESIDENCIAL (art. 26 literal e). Los datos así tratados se limitan a la dirección de correo del destinatario y al contenido del aviso remitido.

(iii) Respecto de la totalidad de la operación: el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015, y los acuerdos de tratamiento de datos (DPA) publicados por cada proveedor.

Acuerdos de tratamiento y seguridad de los proveedores. Los titulares pueden consultar directamente los compromisos contractuales y de seguridad de cada proveedor en:

• Google Cloud / Firebase: cloud.google.com/terms/data-processing-addendum · firebase.google.com/support/privacy · cloud.google.com/security/compliance
• Vercel: vercel.com/legal/dpa · vercel.com/docs/security
• Resend: resend.com/legal/dpa · resend.com/security

Modificaciones. Todo cambio de proveedor de infraestructura o de país de alojamiento será aprobado por el Consejo de Administración, incorporado a la presente Política e informado a los titulares antes de su entrada en vigor.

8.1Medidas técnicas

Cifrado en tránsito. La totalidad del tráfico entre el dispositivo del titular y la plataforma se transporta bajo protocolo HTTPS/TLS. La aplicación no admite tráfico sin cifrar y aplica la directiva de transporte estricto (HSTS).

Cifrado en reposo. La base de datos y el almacenamiento de archivos se encuentran cifrados en reposo mediante el algoritmo AES-256, con llaves administradas por el proveedor de infraestructura.

Autenticación y control de acceso. Autenticación segura de usuarios y segregación de accesos por rol. Las escrituras críticas —asistencia, votos, poderes, coeficientes, bitácoras y registros de aceptación de documentos legales— se ejecutan exclusivamente por funciones de servidor y no pueden ser creadas ni modificadas desde el dispositivo del usuario.

Inmutabilidad y trazabilidad. Los registros institucionales (actas, asistencias, votos, poderes, aceptaciones de documentos legales y bitácoras) se conservan de forma inmodificable desde la aplicación, con encadenamiento criptográfico y sellado por huella digital (hash).

Copias de seguridad y continuidad. A partir del 30 de agosto de 2026, la base de datos de producción cuenta con: (i) copia de seguridad completa periódica con retención de tres (3) meses; (ii) recuperación puntual a cualquier instante de los últimos siete (7) días; y (iii) protección contra borrado de la base de datos activada. Salvedad de transparencia: a la fecha de adopción no se ha ejecutado un ensayo completo de restauración desde copia, ni se han fijado objetivos formales de tiempo de restablecimiento (RTO). Ambos puntos hacen parte del plan de mejora del numeral 8.4.

Registros de auditoría de acceso. A partir del 30 de agosto de 2026 se encuentran activados los registros de auditoría de acceso a datos del proveedor de infraestructura (numeral 7.1).

8.2Medidas administrativas y humanas

Aprobación formal del marco por el Consejo de Administración; designación del Responsable Interno; capacitación periódica del personal; acuerdos de confidencialidad; control de acceso físico a la oficina de Administración y a la portería; y revocación de credenciales por cesación del cargo, con efectos inmediatos.

8.3Notificación de incidentes

Cualquier incidente de seguridad será comunicado al Consejo de Administración, contenido, evaluado y notificado a los titulares afectados y a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) cuando corresponda. El Encargado debe informar a EL CONJUNTO RESIDENCIAL dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a su conocimiento.

8.4Revisión periódica y plan de mejora

El Consejo de Administración revisará periódicamente el cumplimiento del marco. Quedan incorporados como puntos del plan de mejora: (i) el ensayo documentado de restauración desde copia de seguridad; (ii) la fijación de objetivos formales de punto de recuperación y de tiempo de restablecimiento; y (iii) la construcción de la herramienta de exportación íntegra de autoservicio prevista en el numeral 8.5.

8.5Custodia, exportación y régimen de los datos a la terminación del contrato

Titularidad. Los datos y documentos alojados en la plataforma son de propiedad de EL CONJUNTO RESIDENCIAL. El Encargado no es propietario de los datos ni puede destinarlos a finalidad propia alguna.

Principio de inmutabilidad del archivo institucional. La plataforma opera sobre un registro inmutable y de conservación permanente. Esta característica es una garantía a favor de EL CONJUNTO RESIDENCIAL: asegura que las actas, votaciones, poderes y radicaciones no puedan ser alteradas ni eliminadas por nadie —incluido el propio proveedor— (art. 51 num. 2 de la Ley 675 de 2001).

Durante la vigencia del contrato. El Encargado no elimina información por iniciativa propia. Las supresiones proceden únicamente por instrucción de EL CONJUNTO RESIDENCIAL o por solicitud del titular, conforme al régimen diferenciado del numeral 6.6.

Exportación. EL CONJUNTO RESIDENCIAL puede descargar directamente desde la plataforma sus documentos, actas, informes de asamblea y cartera. La exportación íntegra se ejecuta como operación asistida por el proveedor. Salvedad de transparencia: a la fecha de adopción, la exportación íntegra no está disponible como función de autoservicio.

A la terminación del contrato. Terminado el contrato por cualquier causa:

• EL CONJUNTO RESIDENCIAL dispondrá de quince (15) días calendario para descargar la información que requiera y podrá solicitar la exportación íntegra asistida.
• Vencido dicho plazo, la información se traslada a un archivo cerrado o «bóveda» dentro de la infraestructura del proveedor, en estado inactivo y sin acceso para persona alguna, incluido el personal técnico del proveedor.
• El proveedor no suprime la información archivada, en coherencia con el principio de inmutabilidad y con el deber de conservación del archivo institucional. Tampoco la consulta, utiliza, cede ni comercializa.
• EL CONJUNTO RESIDENCIAL conserva la facultad de instruir la reactivación del archivo cerrado.
• El proveedor podrá conservar y utilizar únicamente información estadística, agregada y anonimizada.

Fundamento y garantías del titular. Este régimen se apoya en el artículo 51 numeral 2 de la Ley 675 de 2001 y en la excepción del artículo 2.2.2.25.2.4 del Decreto 1074 de 2015. EL CONJUNTO RESIDENCIAL garantiza a los titulares que las solicitudes de supresión de datos operativos y de información de emergencia se atienden mientras el contrato esté vigente; que el archivo cerrado conserva únicamente el archivo institucional sujeto a retención perpetua; y que continúa atendiendo las solicitudes sobre la información contenida en la copia que descargó.

Parágrafo. La Administración gestionará con el proveedor el otrosí que incorpore expresamente al contrato el carácter cerrado y sin acceso del archivo, la facultad de reactivación y la prohibición de uso, consulta, cesión o comercialización de la información archivada.

La presente Política rige desde su aprobación por el Consejo de Administración. Las modificaciones sustanciales se aprobarán por el Consejo, se informarán por los canales institucionales —principalmente KVÓRUM— y se publicarán antes de su entrada en vigor. Las versiones reemplazadas se archivan junto con su huella criptográfica y no se eliminan.

Efecto sobre las autorizaciones ya otorgadas. La versión 3.20 no modifica las finalidades del tratamiento declaradas en la versión 3.10: incorpora información adicional sobre la ubicación de la infraestructura, precisa el alcance del acceso del Encargado y formaliza el canal de atención asistida. Conforme al artículo 2.2.2.25.2.5 del Decreto 1074 de 2015, no se requiere nueva autorización de los titulares. No obstante, por transparencia, EL CONJUNTO RESIDENCIAL informará el cambio y solicitará la aceptación de la nueva versión en el siguiente ingreso a la plataforma.

Aprobación y adopción. Aprobada por el Consejo de Administración del C.R. Lagos de Verde Alfaguara — Propiedad Horizontal, mediante acta de la sesión ordinaria celebrada el 31 de agosto de 2026, en sustitución de la versión 3.10 aprobada por Acta No. 07 del 22 de julio de 2026.

Anexos del marco de habeas data. (i) Aviso de Privacidad v3.20; (ii) Manual Interno de Políticas y Procedimientos de Habeas Data v3.20; (iii) Aviso de Privacidad en Portería — Visitantes v3.20; (iv) Procedimiento de Atención de Derechos del Titular (ARCO) v3.20; y (v) Modelos de Cláusulas de Habeas Data v3.20.